Management dashboard

Vrijwel iedere organisatie beschikt over cijfers. Omzet, marge, klanttevredenheid, ziekteverzuim, orderportefeuille; data is er meestal genoeg. De uitdaging zit zelden in het verzamelen ervan, maar in de vraag welke informatie ertoe doet. Een managementdashboard helpt om die informatie overzichtelijk samen te brengen. Niet als doel op zich, maar als hulpmiddel om betere beslissingen te nemen.

Een goed managementdashboard laat niet alleen zien wat er gebeurt, maar helpt ook te begrijpen waarom het gebeurt. Dat lukt alleen wanneer de onderliggende data betrouwbaar is. Daarom begint een managementdashboard niet bij een dashboard, maar bij een stevig datafundament.

Wat is een managementdashboard?

Een managementdashboard is een digitaal stuurinstrument voor management en directie. Het brengt de belangrijkste KPI’s uit verschillende systemen samen in één overzicht, zodat de prestaties van een organisatie continu gevolgd kunnen worden.

Waar traditionele rapportages vaak terugkijken op de afgelopen maand of het afgelopen kwartaal, biedt een dashboard actuele stuurinformatie. Managers zien in één oogopslag waar de organisatie op koers ligt en waar bijsturing nodig is.

Een managementdashboard kan onder meer inzicht geven in:

• omzet en marge;
• orderportefeuille;
• klanttevredenheid;
• productiviteit;
• ziekteverzuim;
• levertijden;
• financiële resultaten.

Het doel is niet om zoveel mogelijk cijfers te tonen, maar om snel inzicht te geven in de informatie die nodig is om beslissingen te nemen.

Waarom gebruiken organisaties een managementdashboard?

Naarmate organisaties groeien, groeit ook de hoeveelheid data. Financiële gegevens staan in het ERP-systeem, klantinformatie in een CRM, personeelsgegevens in een HR-systeem en operationele informatie in andere applicaties.

Een managementdashboard brengt deze gegevens samen en maakt verbanden zichtbaar.

Dat levert verschillende voordelen op.

• Managers beschikken over één actueel overzicht.
• Handmatige Excel-rapportages worden grotendeels overbodig.
• Afdelingen werken met dezelfde definities en dezelfde cijfers.
• Afwijkingen worden sneller zichtbaar.
• Besluiten worden beter onderbouwd.

Daardoor verschuift de aandacht van rapporteren naar sturen.

Een dashboard is geen rapport

Een veelgemaakte misvatting is dat een dashboard simpelweg een modern rapport is. Dat is niet het geval.

Een rapport kijkt vooral terug. Het beschrijft wat er is gebeurd.

Een managementdashboard ondersteunt juist de volgende beslissing. Het laat niet alleen zien dat de omzet daalt, maar helpt ook te achterhalen waardoor dat komt. Zijn er minder offertes uitgebracht? Loopt de conversie terug? Zijn levertijden opgelopen? Of neemt het aantal klachten toe?

Juist doordat informatie uit verschillende systemen wordt gecombineerd, ontstaat een vollediger beeld van de werkelijkheid.

Welke KPI’s horen in een managementdashboard?

Een goed dashboard bevat niet zoveel mogelijk KPI’s, maar juist de juiste KPI’s.

Voor veel organisaties geldt dat vijf tot negen kernindicatoren voldoende zijn om snel inzicht te krijgen. Welke KPI’s dat zijn, verschilt per organisatie.

Veelgebruikte KPI’s zijn:

Financieel

• Omzet
• Brutomarge
• Cashflow
• Debiteurentermijn

Commercieel

• Offertes
• Conversie
• Nieuwe klanten
• Orderportefeuille

Operationeel

• Doorlooptijd
• Bezettingsgraad
• Productiviteit
• Leverbetrouwbaarheid

HR

• Ziekteverzuim
• Personeelsverloop
• Vacatures
• Opleidingsgraad

Belangrijker dan het aantal KPI’s is dat iedere indicator direct gekoppeld is aan de doelstellingen van de organisatie.

De kwaliteit van een dashboard wordt bepaald door de data erachter

Het mooiste dashboard ter wereld heeft weinig waarde wanneer de onderliggende data niet klopt. Ook hier geldt het principe: ‘garbage in, garbage out.’ Als je er onzin, fouten of slechte data in stopt, komt er aan de andere kant ook onzin of een foutief resultaat uit.

Veel organisaties herkennen discussies als:

• Waarom wijkt de omzet af van Finance?
• Waarom telt Sales meer klanten?
• Welke definitie van marge gebruiken we eigenlijk?

In dat geval ligt het probleem niet bij het dashboard, maar bij de data.

Een betrouwbaar managementdashboard vraagt daarom om:

• eenduidige definities;
• betrouwbare databronnen;
• consistente berekeningen;
• actuele gegevens;
• duidelijke afspraken over eigenaarschap.

Pas wanneer iedereen naar dezelfde waarheid kijkt, ontstaat vertrouwen in de cijfers.

De rol van Data Intelligence

Hier raakt dashboarding aan Data Intelligence. Ons vak…

Een dashboard is namelijk slechts het zichtbare eindresultaat. Daaronder bevindt zich een veel belangrijker fundament:

• data-integratie;
• datawarehousing;
• datakwaliteit;
• governance;
• datamodellering.

Deze onderdelen zorgen ervoor dat gegevens uit verschillende systemen op een betrouwbare manier worden samengebracht.

Zonder dat fundament ontstaan meerdere versies van dezelfde waarheid. Met een goed ingericht datafundament kunnen managers erop vertrouwen dat de cijfers waarop zij sturen daadwerkelijk kloppen.

Waar komt de informatie vandaan?

Een managementdashboard combineert meestal gegevens uit meerdere systemen, zoals:

• ERP-software;
• CRM-systemen;
• boekhoudsoftware;
• HR-systemen;
• productie- of planningssoftware;
• webanalytics;
• Excel-bestanden.

Deze gegevens worden samengebracht in een centrale dataomgeving, waarna ze beschikbaar worden gemaakt voor analyses en dashboards.

Daardoor ontstaat één actueel overzicht, zonder dat medewerkers gegevens handmatig hoeven samen te voegen.

Realtime of periodiek?

Niet ieder dashboard hoeft realtime te zijn.

Een logistieke organisatie wil misschien iedere vijf minuten de actuele voorraad zien. Een directie heeft voor strategische besluitvorming vaak voldoende aan een dagelijkse of wekelijkse verversing.

De juiste frequentie hangt af van de snelheid waarmee beslissingen genomen moeten worden.

Veelvoorkomende valkuilen

Organisaties maken bij dashboarding vaak dezelfde fouten.

Te veel KPI’s

Wanneer een dashboard tientallen indicatoren bevat, verdwijnt het overzicht.

Onbetrouwbare data

Een dashboard is nooit beter dan de kwaliteit van de brongegevens.

Geen duidelijke definities

Wanneer verschillende afdelingen een andere betekenis geven aan begrippen als omzet, klant of marge, ontstaan discussies in plaats van inzichten.

Te veel aandacht voor vormgeving

Een fraai dashboard zonder duidelijke stuurinformatie helpt een manager niet verder.

Geen eigenaar

Een dashboard moet onderhouden worden. KPI’s veranderen, processen veranderen en ook informatiebehoeften ontwikkelen zich.

Welke rol speelt Business Intelligence?

Een managementdashboard is vaak het meest zichtbare onderdeel van een Business Intelligence-oplossing.

BI-platformen, zoals Qlik Sense, maken het mogelijk om data uit verschillende bronnen te combineren, analyses uit te voeren en interactieve dashboards te bouwen.

De technologie is echter slechts een hulpmiddel. De echte waarde ontstaat wanneer betrouwbare data, heldere KPI’s en goed ontworpen dashboards samenkomen.

Conclusie

Een managementdashboard is veel meer dan een verzameling grafieken. Het is een stuurinstrument dat managers helpt om sneller en beter onderbouwde beslissingen te nemen.

Daarvoor is meer nodig dan goede software. Een effectief dashboard begint met betrouwbare data, duidelijke definities en een solide datafundament. Pas dan ontstaat één versie van de waarheid waarop een organisatie met vertrouwen kan sturen.

Veelgestelde vragen

Disclaimer

De informatie in deze kennisbank is bedoeld om te informeren en te inspireren en is algemeen van aard. Wat hier werkt, hoeft in jouw organisatie niet direct te werken. We doen ons best om alles actueel en correct te houden, maar onvolledigheden of verouderde inzichten zijn mogelijk. Wil je zeker weten wat in jouw situatie werkt? Neem contact op. Dan kijken we er samen naar.